Obrada osobnih podataka fizičkih osoba - Jedinstveni nalog za plaćanje (JUP)

Informacije ispitaniku (fizička osoba) o zajedničkim voditeljima obrade vezano za obradu osobnih podataka u projektu Jedinstveni nalog za plaćanje  (JUP) 

Sukladno odredbi čl. 26. st. 2. Uredbe (EU) br. 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka, dalje u tekstu: Uredba).

Dajemo ispitaniku bit Sporazuma o zajedničkim voditeljima obrade (dalje u tekstu: Stranke), u vezi projekta: Jedinstveni nalog za plaćanje (JUP – jedinstvena uplatnica, dalje u tekstu: JUP).

Podaci o zajedničkim voditeljima obrade i kontaktima službenika za zaštitu podataka

1. Voditelj obrade ZGH 2. Voditelj obrade GSKG 3. Voditelj obrade VIO
Zagrebački holding d.o.o.
Ulica grada Vukovara 41,
10000 Zagreb
tel.: +385 1 6420 000
e-mail: info@zgh.hr 		 Gradsko stambeno komunalno gospodarstvo d.o.o.,
Savska cesta 1, 10000 Zagreb
tel.: +385 1 4565 811
e-mail: info@gskg.hr
 		 Vodoopskrba i odvodnja d.o.o.,
Folnegovićeva 1, 10000 Zagreb
tel.: +385 1 6163 000
e-mail: vio.tvrtka@zgh.hr
 
Službenik za zaštitu podataka:
Ulica grada Vukovara 41,
10000 Zagreb
tel.: +385 1 6420 000
e-mail: 
zastitaosobnihpodataka@zgh.hr 
Dalje u tekstu: ZGH		 Službenik za zaštitu podataka:
Savska cesta 1, 10000 Zagreb                               
tel.: +385 1 4565 925
e-mail: 
zastitaosobnihpodataka@gskg.hr
Dalje u tekstu: GSKG		 Službenik za zaštitu podataka: 
Folnegovićeva 1, 10000 Zagreb
tel.: +385 1 6163 113
e-mail:
viozastita.osobnihpodataka@zgh.hr
Dalje u tekstu: VIO

Zašto djelujemo kao zajednički voditelji obrade?

Kroz projekt JUP, Stranke usko surađuju. To se odnosi i na obradu osobnih podataka ispitanika. Stranke su zajednički odredile na koji će se način i svrhu ti podaci obrađivati za svaku fazu obrade.

Stranke stoga djeluju kao zajednički voditelji obrade odgovorni za zaštitu osobnih podataka ispitanika u stupnjevima obrade utvrđenim u nastavku sukladno odredbi čl. 26. Uredbe.

Za koje faze obrade Stranke djeluju kao zajednički kontrolori?

Nakon unosa ili promjene podataka, daljnja obrada je automatizirana na način da se sjedinjuju podaci obveznika odnosno vlasnika/korisnika, a koje unosi GSKG i ZGH, s podacima unesenim za objekt od strane svakog korisnika Registra matičnih podataka (GSKG, ZGH i VIO) u svrhu izdavanja jedinstvenog obrasca naloga za plaćanje uz pripadajuće pojedinačne račune i obavijesti o obračunu naknada.

Što su se Stranke složile?

Kao dio njihove zajedničke kontrole u skladu s propisima iz područja o zaštite osobnih podataka, Stranke su se složile koja od njih ispunjava različite obveze iz Uredbe. To se posebno odnosi na ispunjavanje prava ispitanika i obveze informiranja sukladno odredbi članaka 13. i 14. Uredbe.

Ovaj Sporazum je potreban jer sustav  Registar matičnih podataka, dio komunalno informacijskog sustava - centralizirana baza obveznika, objekata i naknada obrađuje osobne podatke ispitanika u različitim fazama obrade kojima upravljaju Stranke.
 
Faza obrade  Odjeljak Obveze treba ispuniti:
Unos podataka o vlasnicima/obveznicima/korisnicima 1 GSKG i ZGH
Komunalna naknada, Zaštićena/ugovorena najamnina
za stanove u vlasništvu Grada Zagreba, Naknada za
uređenje voda, Pričuva za suvlasnike stambenih
zgrada koje su pod upravljanjem GSKG		 2 GSKG
Prikupljanje miješanog komunalnog otpada i
biorazgradivog komunalnog otpada i usluga
povezanih s javnom uslugom		 3 ZGH, Podružnica Čistoća
Cijenu vodnih usluga i pripadajućih naknada   4 VIO
Izdavanje Jedinstvenog naloga za plaćanje 5 GSKG, ZGH, VIO

Što to znači za ispitanike?

Ako stranke djeluju kao zajednički voditelji obrade:
  • ZGH i GSKG odgovoran je za obradu osobnih podataka u odjeljku 1 
  • GSKG odgovoran je za obradu osobnih podataka u odjeljku 2 
  • ZGH, podružnica Čistoća, odgovoran je za obradu osobnih podataka u odjeljku 3 
  • VIO odgovoran je za obradu osobnih podataka u odjeljku 4 
  • GSKG, ZGH, podružnica Čistoća i VIO odgovorni su za obradu osobnih podataka u odjeljku 5. 

Stranke će osigurati sve podatke potrebne u skladu s člancima 13. i 14. Uredbe ispitaniku u sažetom, transparentnom, razumljivom i lako dostupnom obliku, koristeći jasan jezik i bez naplata. U tu svrhu, svaka Stranka će drugoj Stranci pružiti sve potrebne informacije iz svog područja djelovanja.

Stranke se odmah međusobno obavještavaju o svakom zahtjevu za ostvarivanje prava koje podnose ispitanik. Oni će jedni drugima pružiti sve informacije potrebne za ispunjavanje zahtjeva za ostvarivanje prava.

Stranke su suglasno utvrdile kako je Službenik za zaštitu podataka Zagrebačkog holdinga d.o.o. kontaktna točka za ispitanike (dalje u tekstu: Kontakt točka stranke) te će isti, sukladno Uredbi, ispitanicima pružiti sve potrebne informacije u vezi sa Sporazumom, uključujući i ostvarivanje prava ispitanika.

U skladu s tim, omogućuje se komunikacija ispitanicima, kao i sva ostala komunikacija u vezi zaštite i privatnosti osobnih podataka iz korištenjem adrese elektroničke pošte: zastitaosobnihpodataka@zgh.hr

Neovisno o navedenoj kontaktnoj točki za ispitanike, ispitanik uvijek može ostvarivati svoja prava iz Uredbe, Zakonu i svih drugih pozitivnih propisa, kontaktirajući sve Stranke, na gore navedene kontakte njihovih službenika za zaštitu podataka.

Svrha obrade:

Obračun i naplata zakonskih i ugovornih naknada te naknada za izvršene usluge u Gradu Zagrebu radi objedinjene naplate potraživanja što uključuje slijedeće:
  • Komunalnu naknadu – prihod Grada Zagreba (obrađuje GSKG)
  • Zaštićenu/ugovorenu najamninu za stanove u vlasništvu Grada Zagreba – prihod Grada Zagreba (obrađuje GSKG)
  • Naknadu za uređenje voda – prihod Hrvatskih voda (obrađuje GSKG)
  • Pričuvu za stambene prostore u zgradama koje su pod upravljanjem GSKG – prihod suvlasnika stambenih zgrada (obrađuje GSKG)
  • Cijenu vodnih usluga i pripadajućih naknada  - prihod VIO i Hrvatskih voda (obrađuje VIO)
  • Cijenu usluge prikupljanja miješanog komunalnog otpada i biorazgradivog komunalnog otpada i usluga povezanih s javnom uslugom  – prihod ZGH, Podružnica Čistoća (obrađuje ZGH, podružnica Čistoća)

Zakonitost obrade:
 
Članak 6., stavak 1., točke (b), (c) i (e) Uredbe 
  1. obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora,
  2. obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade,
  1. obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade.

Pravni temelj za obradu su zakonski i drugi pravni propisi temeljem zakona iz kojih proizlazi obveza zajedničkih voditelja obrade:
 
  • Zakon o komunalnom gospodarstvu
  • Zakon o gospodarenju otpadom
  • Zakon o vodama
  • Zakon o vodnim uslugama
  • Zakon o financiranju vodnog gospodarstva
  • Zakon o najmu stanova
  • Zakon o vlasništvu i drugim stvarnim pravima
  • Zakon o računovodstvu
  • Zakon o porezu na dodanu vrijednost
  • Zakon o osobnom identifikacijskom broju
  • Zakon o obveznim odnosima
  • Uredba o uvjetima i mjerilima za utvrđivanje zaštićene najamnine
  • Uredba o visini naknade za uređenje voda
  • Uredba o gospodarenju komunalnim otpadom
  • Pravilnik o mjerilima za utvrđivanje vrijednosti stana
  • Pravilnik o obračunu i naplati naknade za uređenje voda
  • Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost
  • Odluka o komunalnoj naknadi (Službeni glasnik Grada Zagreba)
  • Odluka o najmu stanova (Službeni glasnik Grada Zagreba)
  • Odluka o načinu pružanja javne usluge sakupljanja komunalnog otpada na području Grada Zagreba (Službeni glasnik Grada Zagreba)
  • Zaključak o utvrđivanju visine slobodno ugovorene najamnine (Službeni glasnik Grada Zagreba)


Prava ispitanika:

Ispitanik u bilo kojem trenutku ima pravo od bilo koje Stranke, zatražiti ostvarivanje prava na: pristup, ispravak, brisanje, prenosivost, ograničenje, prigovor, osporavanje odluke koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi (uključujući izradu profila) osobnih podataka koji se odnose na ispitanika.
 
Ispitanik ostvaruje svoja prava, podnošenjem zahtjeva ili prigovora: pisanim putem ili osobnom dostavom istih na adresu gore navedene kontakt točke Stranke, Zagrebački holding d.o.o., Ulica grada Vukovara 41, 10000 Zagreb, Službenik za zaštitu podataka, s naznakom na omotnici “Osobni podaci“ ili elektroničkim putem na e-mail adresu: zastitaosobnihpodataka@zgh.hr
 
Obrasci zahtjeva za ostvarivanje prava ispitanika ili podnošenje prigovora mogu se preuzeti s web stranice kontakt točke Stranke https://www.zgh.hr/o-nama/zastita-osobnih-podataka/8547 (vidjeti: Dokumenti za preuzimanje), u sjedištu kontakt točke Stranke.
 
Podnošenje i ispunjenje zahtjeva ili prigovora ne podliježe plaćanju naknade.
 
Kontakt točka Stranke može tražiti pružanje dodatnih informacija od ispitanika koji podnese zahtjev ili prigovor, što može uključivati i podatke za potvrđivanje identiteta ispitanika kao što je preslika službenog identifikacijskog dokumenta (osobna iskaznica, putovnica ili vozačka dozvola). U slučaju kada ispitanik dostavlja presliku službenog identifikacijskog dokumenta, preslika treba sadržavati jasno: ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB) ili za strane državljane nacionalni ID broj, prebivalište (ulica i broj te mjesto), broj dokumenta i datum važenja dokumenta. Svi drugi podaci koji se nalaze na preslici identifikacijskog dokumenta, kao što su datum rođenja, fotografija i dr. treba odgovarajuće zaštititi (zatamniti). Obrada podataka s preslike službenog identifikacijskog dokumenta strogo je ograničena od strane voditelja obrade i koristit će se samo u svrhu potvrde identiteta i zaštite podataka ispitanika radi sprječavanja prijevara (npr. lažni identitet, zlouporaba osobnih podataka i sl.) te se isti podaci neće pohranjivati duže nego što je potrebno za tu svrhu.
 
U slučaju nemogućnosti utvrđivanja identiteta ispitanika, kontakt točka Stranke ima pravo odbiti postupiti po zahtjevu ili prigovoru kao i u slučaju kada su isti očito neutemeljeni ili pretjerani, osobito zbog njihove učestalosti.
 
Kontakt točka Stranke odgovorit će ispitaniku u roku od mjesec dana od dana zaprimanja valjanog zahtjeva ili prigovora uz napomenu kako se taj rok može, prema potrebi, produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj istih. Kontakt točka Stranke obavijestit će ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od dana zaprimanja valjanog zahtjeva ili prigovora, zajedno s razlozima odgađanja davanja odgovora.
 
Za podnošenje odgovarajućih zahtjeva u vezi s pravima ispitanika, podnošenje prigovora ili bilo kakve informacije iz područja zaštite osobnih podataka, ispitaniku je na raspolaganju službenik za zaštitu podataka, kontakt točke Stranke kojeg se može kontaktirati na gore navedene kontakt podatke.
 
Ispitanik, ako smatra da mu je povrijeđeno neko zajamčeno pravo iz Uredbe i Zakona, ima pravo podnijeti pritužbu, odnosno zahtjev za utvrđivanje povrede prava,  nadzornom tijelu, Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, e-mail: azop@azop.hr
 
Nema automatiziranog donošenja odluka, niti izrade profila ispitanika od Stranaka.

Pružanje osobnih podataka je zakonska i/ili ugovorna obveza.

Osobni podaci ispitanika prikupljaju se izravno od ispitanika (zahtjev obveznika za unos ili promjenu odnosno vlasnik/korisnik prostora podnosi zahtjev za unos ili promjenu) i/ili neizravno od ispitanika putem javno dostupnih izvora (zemljišne knjige, sudska rješenja i presude i sl.), iz Evidencije OIB-a, prikupljanje podataka od suvlasnika stambene zgrade, primarno predstavnika suvlasnika.

Kategorija/Vrsta osobnih podataka koji se obrađuju od ispitanika:

  Kategorija osobnih podataka: Vrsta osobnih podataka
A identifikacijski podaci ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), prebivalište (ulica i broj te mjesto), potpis
B podaci o bankovnom računu IBAN (SEPA)
C kontakt podaci telefon, mobitel, e-mail, adresa slanja (adresa za dostavu računa (ulica i broj te mjesto), prebivalište (ulica i broj te mjesto)
D podaci o objektu broj objekta, adresni podaci objekta (ulica i broj te mjesto), površina za obračun, mjerno mjesto
F priložena dokumentacija ugovori, sudske odluke, ZK izvadak, zahtjevi i dr.
 
Osobni podaci ispitanika koji se obrađuju od Stranaka radi ispunjenja svrhe obrade:
  Kategorija osobnih podataka: Vrsta osobnih podataka:
A financijski podaci iznos komunalne usluge, naknade, iznos duga, iznos plaćenih usluga i dr.
B identifikacijski podaci - dodjeljuje sustav šifra obveznika, šifra kupca
C podaci o objektu šifra objekta (dodjeljuje sustav), mjerno mjesto
D ovršna dokumentacija sudske i javnobilježničke odluke
 
 Iz javno dostupnih izvora (zemljišne knjige, sudska rješenja i presude i sl.) prikupljaju se slijedeće kategorije/vrste osobnih podataka:
  Kategorija osobnih podataka: Vrsta osobnih podataka
A identifikacijski podaci ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), prebivalište (ulica i broj te mjesto), vlasništvo objekta
B priložena dokumentacija sudske odluke, ZK izvadak, k.č.br. i dr.
 
 Od suvlasnika stambene zgrade/obveznika naknada/korisnika usluga dobivaju se slijedeće kategorije/vrste osobnih podataka:
  Kategorija osobnih podataka: Vrsta osobnih podataka
A identifikacijski podaci ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), prebivalište (ulica i broj te mjesto), broj članova kućanstva, potpis
B podaci o objektu broj objekta, adresni podaci objekta, površina za obračun i dr.
C priložena dokumentacija ugovori, sudske odluke, ZK izvadak i dr.
 
Stranke ne obrađuju posebne kategorije osobnih podataka.

Nema automatiziranog donošenja odluka niti izrade profila Ispitanika.

Razdoblje pohrane osobnih podataka ispitanika:

Osobni podaci ispitanika obrađuju se dok se ne ispuni svrha obrade osobnih podataka. Nakon prestanka svrhe u koju su prikupljeni, osobni podaci više se ne koriste, a isti ostaju u sustavu pohrane i čuvaju se sukladno aktima o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva.
 
Razdoblje pohrane kategorije/vrste osobnih podataka ispitanika prema slijedećem:
  Kategorija osobnih podataka: Vrsta osobnih podataka Razdoblje pohrane
A identifikacijski podaci ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), matični broj, prebivalište (ulica i broj te mjesto), potpis Trajno
B identifikacijski podaci -dodjeljuje sustav šifra obveznika, šifra kupca Trajno
C podaci o bankovnom računu IBAN (SEPA) Istekom prestanka svrhe obrade
D kontakt podaci telefon, mobitel, e-mail, adresa slanja (adresa za dostavu računa (mjesto i adresa), prebivalište ili uobičajeno boravište (mjesto i adresa) Istekom prestanka svrhe obrade
E podaci o objektu šifra objekta (dodjeljuje sustav), adresa objekta (mjesto i adresa), površina objekta Trajno
F financijski podaci iznos komunalne usluge, naknade, iznos duga, iznos plaćenih usluga, i dr. 11 godina od godine nastanka
G priložena dokumentacija ugovor, ZK izvadak, k.č.br, zapisnik i  dr. Trajno
H ovršna dokumentacija sudske i javnobilježničke odluke 15 godina od godine nastanka

Ako su osobni podaci dokaz u sudskom, upravnom, arbitražnom ili drugom istovrijednom postupku, isti će se čuvati dulje od zakonom ili drugim aktom propisanog razdoblja pohrane, sve do konačnog završetka postupka.

Sigurnost obrade:

Osobni podaci obrađuju će se povjerljivo i samo u svrhu za koju su prikupljeni od strane zaposlenika Stranaka koji po opisu poslova obrađuju osobne podatke, te ih obrađuje na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera sukladno propisima koji uređuju područje zaštite osobnih podataka i informacijske sigurnosti.
 
Primatelji osobnih podataka:

Kako bi se ostvarile svrhe obrade, Stranke, osim što međusobno prenose podatke ispitanika, u određenim slučajevima, osobne podatke ispitanika dostavljaju slijedećim primateljima koji dalje obrađuju osobne podatke ispitanika u svojstvu voditelja obrade: Grad Zagreb i Hrvatske vode.

Također, osobni podaci mogu se dati na korištenje pravnim i fizičkim osobama koje temeljem ugovora o pružanju/obavljanju usluga, u ime i prema uputama zajedničkih voditelja obrade  mogu obrađivati osobne podatke (npr. pružatelji informatičkih usluga, javni bilježnici, odvjetnici i dr.), sukladno propisima koji uređuju područje zaštite osobnih podataka i ostalim odgovarajućim propisima.